Geburtsurkunde beantragen: Kosten, Unterlagen und Online-Antrag
Wer eine Geburtsurkunde beantragen muss, steht oft vor denselben Fragen: Welches Standesamt ist zuständig, was kostet die Urkunde, wie lange dauert es – und geht das auch online? Die Antwort hängt vor allem vom Geburtsort ab, denn die Geburtsurkunde stellt immer das Standesamt aus, bei dem die Geburt beurkundet wurde. Dieser Ratgeber erklärt Schritt für Schritt, wie der Antrag funktioniert, welche Unterlagen Sie brauchen und worin sich Geburtsurkunde, beglaubigter Registerausdruck und internationale Geburtsurkunde unterscheiden.
In diesem Artikel
- Was ist eine Geburtsurkunde?
- Zuerst: Die Geburt anzeigen
- Welches Standesamt ist zuständig?
- Wer darf eine Geburtsurkunde beantragen?
- Geburtsurkunde beantragen: Schritt für Schritt
- Was kostet eine Geburtsurkunde?
- Wie lange dauert es?
- Geburtsurkunde online beantragen
- Geburtsurkunde, beglaubigter Ausdruck und internationale Geburtsurkunde
- Geburtsurkunde verloren – was tun?
- Im Ausland geboren oder in ehemaligen deutschen Gebieten
- Häufige Fragen zur Geburtsurkunde
- Weiterlesen auf Sharp Magazine
Die gute Nachricht zuerst: Der Antrag ist unkompliziert. In der Regel brauchen Sie nur Ihren Personalausweis, die genauen Geburtsdaten und – je nach Standesamt – wenige Minuten für den Online-Antrag oder einen kurzen Termin vor Ort. Die Gebühr liegt je nach Bundesland und Gemeinde zwischen 12 und 20 Euro für das erste Exemplar; weitere Ausfertigungen sind meist günstiger. Alle Einzelheiten, mit den gesetzlichen Grundlagen und Gebührenbeispielen aus mehreren Städten, finden Sie in den folgenden Abschnitten.
Was ist eine Geburtsurkunde?
Die Geburtsurkunde ist der amtliche Nachweis über eine Geburt. Nach § 59 des Personenstandsgesetzes (PStG) stehen in ihr die Vornamen und der Geburtsname des Kindes, das Geschlecht, Ort sowie Tag, Stunde und Minute der Geburt und die Namen der Eltern. Auf Verlangen werden das Geschlecht und die Namen der Eltern nicht aufgenommen. Seit dem 1. November 2022 steht die genaue Geburtszeit – Stunde und Minute – auf jeder neu ausgestellten Geburtsurkunde.
Brauchen werden Sie die Urkunde öfter, als viele denken: für die Eheschließung, für einen Reisepass oder einen neuen Personalausweis, für den Antrag auf Kindergeld und Elterngeld, für die Anmeldung des Kindes bei der Krankenkasse, für die Rente oder für das Familienstammbuch. Weil die Urkunde so oft verlangt wird, lohnt es sich, gleich mehrere Ausfertigungen zu bestellen – die zweite kostet in vielen Gemeinden nur noch die Hälfte.
Zuerst: Die Geburt anzeigen
Bevor überhaupt eine Urkunde ausgestellt werden kann, muss die Geburt angezeigt werden. Nach § 18 PStG ist jede Geburt binnen einer Woche dem Standesamt anzuzeigen, in dessen Bereich das Kind geboren wurde. In der Praxis übernimmt das meist die Klinik oder das Geburtshaus: Die Einrichtung meldet die Geburt schriftlich beim Standesamt, die Eltern legen die erforderlichen Unterlagen vor – etwa ihre Ausweise und gegebenenfalls die Heiratsurkunde.
Nach der Beurkundung erhalten die Eltern drei gebührenfreie, zweckgebundene Urkunden – für die Beantragung von Elterngeld, Kindergeld und Mutterschaftshilfe bei der Krankenkasse. So handhaben es unter anderem die Städte Friedrichshafen, Schwäbisch Gmünd und Altötting; die Erstbeurkundung selbst ist gebührenfrei. Erst jede weitere Geburtsurkunde kostet etwas – in Horb (Baden-Württemberg) zum Beispiel 20 Euro. Übrigens: Für den Kindergeldantrag muss nach Angaben der Stadt Freiberg keine Geburtsurkunde mehr vorgelegt werden.
Wichtig ist die Reihenfolge: Erst die Anzeige und Beurkundung beim Standesamt, dann die Anträge bei Familienkasse, Elterngeldstelle und Krankenkasse. Wer die drei kostenlosen Urkunden gleich bei der Geburt mitnimmt, spart sich spätere Wege – und spätere Gebühren. Die Urkunden für Elterngeld und die anderen Zwecke sind zweckgebunden und müssen im Original beim jeweiligen Antrag abgegeben werden.
Welches Standesamt ist zuständig?
Zuständig ist immer das Standesamt des Geburtsortes – nicht das Standesamt Ihres Wohnortes. Das folgt aus § 55 Absatz 2 PStG: Für die Ausstellung ist das Standesamt zuständig, bei dem der Registereintrag geführt wird. Wer also in München geboren wurde und heute in Hamburg lebt, wendet sich an das Standesamt München. Ein anderes Standesamt kann die Urkunde nur dann ausstellen, wenn ihm die Daten elektronisch übermittelt werden können – in manchen Bundesländern ist das über zentrale Registerverbünde möglich, etwa in Brandenburg und Schleswig-Holstein.
Wie lange das Standesamt den Eintrag führt, regelt § 5 Absatz 5 PStG: Das Geburtenregister wird 110 Jahre lang fortgeführt. Erst danach geht der Eintrag an das zuständige öffentliche Archiv über, und das Standesamt stellt keine Urkunden mehr aus. In Bielefeld etwa liegen die Geburtenregister 110 Jahre beim Standesamt und danach im Stadtarchiv. Wer eine sehr alte Urkunde braucht – etwa für die Ahnenforschung –, wendet sich deshalb an das Archiv der Gemeinde, zu der der Geburtsort gehört.
Ein praktischer Hinweis: Die Geburtenregister wurden bis zum 31. Dezember 2008 in Papierform geführt, seit dem 1. Januar 2009 elektronisch. Seit dem 1. November 2022 müssen Papierregister bei der Ausstellung einer Urkunde in die elektronische Form übertragen werden – das kann die Bearbeitung in Einzelfällen etwas verlängern. Geben Sie deshalb bei Ihrem Antrag möglichst genaue Angaben an: den vollständigen Namen, das Geburtsdatum, den Geburtsort und – falls bekannt – Jahrgang und Nummer des Registereintrags.
Wer darf eine Geburtsurkunde beantragen?
Nicht jeder bekommt eine fremde Geburtsurkunde – die Daten der Personenstandsregister unterliegen dem Datenschutz. Nach § 62 PStG erhalten Personenstandsurkunden die Person, auf die sich der Eintrag bezieht, sowie deren Ehegatten, Lebenspartner, Vorfahren und Abkömmlinge. Anträge stellen dürfen nur Personen über 16 Jahre. Andere Personen müssen ein rechtliches Interesse glaubhaft machen; Geschwister des Kindes brauchen nur ein berechtigtes Interesse glaubhaft zu machen.
In der Praxis heißt das: Eltern beantragen die Urkunde für ihr Kind, erwachsene Kinder für ihre Eltern, Ehepartner füreinander. Geschwister weisen das gemeinsame Elternpaar nach – in Bielefeld zum Beispiel mit der eigenen Geburtsurkunde. Wer für eine andere Person handelt, braucht eine schriftliche Vollmacht sowie den eigenen Ausweis und den Ausweis der berechtigten Person. Behörden und Gerichte erhalten Urkunden, wenn sie sie für ihre Aufgaben brauchen. Und: Ist seit dem Tod des zuletzt verstorbenen Beteiligten 30 Jahre vergangen, reicht bereits die Glaubhaftmachung eines berechtigten Interesses.
Geburtsurkunde beantragen: Schritt für Schritt
Wenn Sie eine Geburtsurkunde beantragen, haben Sie drei Wege: online, persönlich oder schriftlich. Der Ablauf ist überall ähnlich – nur Bearbeitungszeit und Zahlungsart unterscheiden sich. So gehen Sie vor:
- Zuständiges Standesamt bestimmen: Es ist das Standesamt des Geburtsortes. Auf der Internetseite Ihrer Geburtsstadt finden Sie es unter „Standesamt“ oder „Urkundenstelle“.
- Antragsart wählen: Online-Antrag über das Portal der Stadt, persönlicher Termin im Standesamt oder schriftlicher Antrag per Post oder E-Mail.
- Angaben machen: vollständiger Name, Geburtsdatum und Geburtsort, Namen der Eltern, möglichst Jahrgang und Nummer des Registereintrags.
- Ausweis beifügen: gültiger Personalausweis oder Reisepass – beim Online-Antrag als Upload, schriftlich als Kopie, persönlich im Original.
- Gebühr zahlen: online meist per PayPal oder Kreditkarte, vor Ort bar oder mit EC-Karte. In Bielefeld wird die Urkunde erst nach Zahlungseingang ausgestellt.
- Urkunde erhalten: persönlich in der Regel sofort, online per Post – in Bielefeld etwa zwei Wochen zuzüglich Postweg.
Welche Unterlagen Sie genau brauchen, hängt von Ihrer Situation ab. Für die eigene Urkunde genügt der Ausweis. Für eine Vertretung kommen die schriftliche Vollmacht und die Ausweise beider Personen dazu. Wer kein Familienangehöriger ist, muss zusätzlich sein rechtliches Interesse nachweisen – etwa mit einem gerichtlichen Urteil oder einem vollstreckbaren Titel. Achten Sie auf vollständige und eindeutige Angaben: In Bielefeld kostet die Suche bei unvollständigen Angaben 20 Euro Suchgebühr pro angefangener Viertelstunde.
Was kostet eine Geburtsurkunde?
Wer eine Geburtsurkunde beantragen will, zahlt je nach Gemeinde unterschiedlich viel – eine bundesweit einheitliche Gebühr gibt es nicht. Die Kosten richten sich nach der Gebührenordnung des jeweiligen Bundeslandes und der Gemeinde. Für das erste Exemplar liegt die Gebühr nach den von uns geprüften Beispielen zwischen 12 und 20 Euro; weitere Ausfertigungen desselben Formats sind meist deutlich günstiger.
Kostenlos bleibt die Urkunde in bestimmten Fällen: Bei der Geburt erhalten Eltern drei zweckgebundene Urkunden gratis, und Urkunden zur Vorlage bei einer gesetzlichen Sozial- oder Rentenversicherung sind gebührenfrei – sie tragen dann einen entsprechenden Vermerk. Eine Ausnahme sollten junge Eltern kennen: Die zweckgebundene Geburtsurkunde für das Elterngeld gibt es nur einmal bei der Erstbeurkundung; eine nachträgliche Ausstellung ist nicht möglich.
Unser Tipp: Bestellen Sie gleich mehrere Ausfertigungen, wenn Sie absehen können, dass Sie die Urkunde öfter brauchen – etwa für Heirat, Pass und Familienstammbuch. In derselben Bestellung kostet die zweite Ausfertigung in Bielefeld, Laatzen und Schleswig-Holstein nur die Hälfte beziehungsweise 10 Euro, in Freiberg 7 Euro und in Hamburg 8 Euro. So sparen Sie sich einen zweiten Antrag und eine zweite Bearbeitungszeit.
Wie lange dauert es?
Die Bearbeitungszeit hängt vom Antragsweg ab. Die amtliche Standardangabe – etwa im BayernPortal und auf dem Bundesportal – lautet: in der Regel 2 bis 10 Tage. In Neunkirchen am Sand in Bayern gilt dieselbe Spanne. Wer persönlich vorspricht, bekommt die Urkunde in vielen Standesämtern sofort mit; in Bielefeld dauert der Online-Antrag etwa zwei Wochen zuzüglich Postweg.
Planen Sie bei festen Terminen – etwa einer Heirat oder einer Passbeantragung – lieber etwas Puffer ein. Verzögerungen entstehen vor allem dann, wenn alte Papierregister erst in die elektronische Form übertragen werden müssen oder wenn Angaben unvollständig sind und das Standesamt erst suchen muss. In Großstädten kann es länger dauern: München nennt aktuell rund vier Wochen Bearbeitungszeit, sobald alle Unterlagen vorliegen. Deutlich länger dauert es bei Nachweisen aus den ehemaligen deutschen Gebieten: Dort kann die Recherche in den alten Registern mehrere Monate in Anspruch nehmen.
Geburtsurkunde online beantragen
Eine Geburtsurkunde beantragen Sie online über das Portal des zuständigen Standesamts oder über das Portal Ihres Bundeslandes – in Bayern zum Beispiel über das BayernPortal beziehungsweise das Bürgerserviceportal der Gemeinde. Viele Städte bieten den Online-Antrag direkt auf ihrer Internetseite an; das Bundesportal verweist ebenfalls auf die zuständige Stelle. Eine BundID-Anmeldung ist in Bielefeld mit Benutzername und Passwort ausreichend – die Online-Ausweisfunktion ist dort keine Pflicht.
Vorsicht bei privaten Anbietern: Eine Bestellung über eine gewerbliche Internetseite kostet oft extra, und das Standesamt bearbeitet sie nicht – darauf weist das Standesamt Bielefeld ausdrücklich hin. Die Seite Standesamt.com selbst schreibt, dass sie von einem privaten Unternehmen betrieben wird und keine Webseite eines deutschen Standesamtes ist. Nutzen Sie deshalb immer das offizielle Portal Ihrer Geburtsstadt. Der Ablauf ähnelt anderen Online-Anträgen bei Behörden – etwa wenn Sie ein Führungszeugnis beantragen: Formular ausfüllen, Ausweis hochladen, Gebühr zahlen, Urkunde per Post erhalten.
Noch ein Hinweis zum Datenschutz: Laden Sie Ihren Ausweis nur über das offizielle Portal hoch und schicken Sie Ausweiskopien nie an eine beliebige E-Mail-Adresse aus einer Suchmaschine. Das echte Standesamt Ihrer Geburtsstadt finden Sie über die Internetseite der Stadt – oder über das Bundesportal, das Sie zur zuständigen Stelle führt.
Geburtsurkunde, beglaubigter Ausdruck und internationale Geburtsurkunde
Drei Dokumente werden oft verwechselt – dabei haben sie unterschiedliche Inhalte und Zwecke. Die Geburtsurkunde nach § 59 PStG ist die kurze Form: Name, Geschlecht, Geburtsort und Geburtszeit sowie die Eltern. Der beglaubigte Ausdruck aus dem Geburtenregister nach § 55 Absatz 1 Nummer 5 PStG gibt dagegen alle Daten wieder, die das Standesamt zu Ihrer Geburt eingetragen hat – einschließlich späterer Änderungen wie Adoption, Vaterschaftsfeststellung oder Namensänderung. Rechtlich kommt der Ausdruck der Geburtsurkunde gleich und kann bei Behörden statt dieser vorgelegt werden.
Der beglaubigte Ausdruck ersetzt die frühere Abstammungsurkunde, die zum 1. Januar 2009 abgeschafft wurde. Die mehrsprachige Geburtsurkunde gilt in allen Staaten, die das CIEC-Übereinkommen vom 8. September 1976 unterzeichnet haben – in diesen Ländern brauchen Sie keine Übersetzung. Daneben gibt es die elektronische Personenstandsbescheinigung: Sie wird vom Standesamt mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen und den berechtigten Personen elektronisch übermittelt.
Welche Variante brauchen Sie? Für die meisten Zwecke genügt die normale Geburtsurkunde. Verlangt eine Behörde ausdrücklich den Registerausdruck – etwa das Standesamt vor einer Eheschließung –, bestellen Sie den beglaubigten Ausdruck. Geht es ins Ausland, etwa für eine Heirat oder einen Behördenvorgang in einem anderen Land, ist die mehrsprachige Geburtsurkunde die richtige Wahl. Im Zweifel fragen Sie bei der Stelle nach, die das Dokument verlangt.
Geburtsurkunde verloren – was tun?
Wenn Ihre Geburtsurkunde verloren gegangen ist, können Sie eine neue Geburtsurkunde beantragen – das Verfahren ist dasselbe wie beim ersten Mal, und die Gebühr fällt erneut an. Eine Verlustmeldung oder ein besonderes Verfahren ist nicht nötig: Sie wenden sich einfach wieder an das Standesamt Ihres Geburtsortes, online, persönlich oder schriftlich. Bewahren Sie die neue Urkunde danach gut auf – etwa im Familienstammbuch –, damit Sie sie bei der nächsten Behörde griffbereit haben.
Eine Ausnahme betrifft die zweckgebundenen Urkunden von der Geburt: Die Geburtsurkunde für das Elterngeld wird nur einmal bei der Erstbeurkundung ausgestellt; eine nachträgliche Ausstellung ist nicht möglich. Ist sie verloren gegangen, fragen Sie bei Ihrer Elterngeldstelle nach, welcher Nachweis stattdessen akzeptiert wird. Für Kindergeld und Mutterschaftshilfe gilt: Die zweckgebundenen Bescheinigungen erhalten Sie bei der Geburt kostenlos – später bestellte Urkunden kosten die übliche Gebühr.
Im Ausland geboren oder in ehemaligen deutschen Gebieten
Wer im Ausland geboren wurde, kann die Geburt nachträglich im deutschen Geburtenregister beurkunden lassen – die sogenannte Nachbeurkundung nach § 36 PStG. Eine gesetzliche Pflicht dazu besteht nicht: Auch eine ordnungsgemäße ausländische Geburtsurkunde – gegebenenfalls mit Übersetzung, Legalisation oder Apostille – ist ein Nachweis der Geburt. Zuständig für die Nachbeurkundung ist das Standesamt, in dessen Bereich die im Ausland geborene Person ihren Wohnsitz hat oder zuletzt hatte; hatte niemand je einen Wohnsitz in Deutschland, ist das Standesamt I in Berlin zuständig.
Eine Frist sollten Familien kennen: Wurde der deutsche Elternteil nach dem 31. Dezember 1999 selbst im Ausland geboren, erwirbt das Kind die deutsche Staatsangehörigkeit bei gewöhnlichem Aufenthalt im Ausland nur dann durch Abstammung, wenn die Nachbeurkundung innerhalb eines Jahres nach der Geburt beantragt wird – es sei denn, das Kind würde sonst staatenlos. Die Gebühr für die Nachbeurkundung richtet sich nach dem Bundesland: In Niedersachsen nennt das Standesamt Lingen 110 Euro; in Mecklenburg-Vorpommern liegt sie laut dem amtlichen Leistungstext bei 80 Euro, bei zu beachtendem ausländischem Recht bei 160 Euro.
Ein Sonderfall sind Geburten in den ehemaligen deutschen Gebieten – etwa in Ostpreußen, Westpreußen, Schlesien oder Pommern – sowie Einträge aus den früheren Konsular- und Kolonialregistern. Dafür ist das Standesamt I in Berlin zuständig, das diese Register verwahrt. Viele Register wurden im Krieg zerstört oder gingen verloren; ist der Eintrag nicht vorhanden, erhalten Sie eine schriftliche Bestätigung, dass keine Urkunde ausgestellt werden kann. Rechnen Sie in diesen Fällen mit einer deutlich längeren Bearbeitungszeit von mehreren Monaten.
Wichtig für die Antragstellung in diesen Fällen: Geben Sie möglichst genaue Angaben an – Geburtsdatum, Geburtsort mit dem damaligen deutschen Ortsnamen und die Namen der Eltern. Je genauer die Angaben, desto größer die Chance, dass der Eintrag gefunden wird. Den Antrag können Sie über das Bundesportal stellen, das Sie zur zuständigen Stelle führt.
Häufige Fragen zur Geburtsurkunde
Wie lange ist eine Geburtsurkunde gültig?
Eine Geburtsurkunde hat kein Ablaufdatum – sie verliert ihre Gültigkeit nicht. Manche Behörden verlangen trotzdem eine neuere Ausfertigung, etwa wenn die Urkunde schon sehr alt ist oder der Eintrag inzwischen fortgeführt wurde. Fragen Sie im Zweifel bei der Stelle nach, die die Urkunde verlangt.
Kann ich die Geburtsurkunde für eine andere Person beantragen?
Ja, wenn Sie zum berechtigten Personenkreis nach § 62 PStG gehören – also die betroffene Person selbst, Ehegatte, Lebenspartner, Vorfahren oder Abkömmlinge sind – oder wenn Sie eine schriftliche Vollmacht einer berechtigten Person haben. Andere Personen müssen ein rechtliches Interesse glaubhaft machen.
Was kostet eine Geburtsurkunde?
Für das erste Exemplar zahlen Sie je nach Gemeinde zwischen 12 und 20 Euro – in Bayern 12 Euro, in Freiberg 15 Euro, in Bielefeld 16 Euro und in Baden-Württemberg, Niedersachsen und Schleswig-Holstein 20 Euro. Weitere Ausfertigungen in derselben Bestellung sind meist günstiger: 7 bis 12 Euro oder der halbe Preis.
Wie lange dauert es, bis die Geburtsurkunde kommt?
Wer eine Geburtsurkunde beantragen will und es eilig hat, sollte persönlich beim Standesamt vorsprechen: Dort erhalten Sie die Urkunde in der Regel sofort. Die amtliche Standardangabe für schriftliche und Online-Anträge lautet 2 bis 10 Tage; in Bielefeld dauert der Online-Antrag etwa zwei Wochen zuzüglich Postweg.
Brauche ich für den Kindergeldantrag eine Geburtsurkunde?
In der Regel nicht mehr: Nach Angaben der Stadt Freiberg muss für die Beantragung von Kindergeld keine Geburtsurkunde mehr vorgelegt werden. Bei der Geburt erhalten Eltern trotzdem drei gebührenfreie, zweckgebundene Urkunden – unter anderem für das Kindergeld –, die sie bei Bedarf vorlegen können.
Was ist der Unterschied zwischen Geburtsurkunde und beglaubigtem Registerausdruck?
Die Geburtsurkunde enthält die Kernangaben zur Geburt. Der beglaubigte Ausdruck gibt zusätzlich alle später eingetragenen Änderungen wieder – etwa Adoption, Vaterschaft oder Namensänderung – und kommt rechtlich der Geburtsurkunde gleich. Für eine Eheschließung verlangen Standesämter oft den Registerausdruck.
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